Checklists é uma ferramenta para construção de formulários personalizados, que possibilita a digitalização de processos da operação da frota.
Nesse artigo:
Como ver as checklists criadas?
Como ver as checklists preenchidas pelos motoristas?
Onde o motorista encontra a checklist?
Como o motorista faz para preencher a checklist?
Exemplos de checklists que você pode criar
O que é uma checklist?
Uma checklist é uma lista de itens a serem preenchidos, concluídos, verificados ou seguidos em um determinado processo ou atividade da empresa. É uma ferramenta simples e eficaz para auxiliar na organização, planejamento e controle de diferentes atividades da frota.
Com a checklist, gestores podem criar listas a serem preenchidas pelos motoristas no aplicativo Cobli Motorista. A ferramenta é adaptável e pode ser aplicada a qualquer processo adotado pela empresa.
Para que serve a checklist?
O objetivo da ferramenta é possibilitar que as empresas digitalizem os processos de coleta de dados para análise e gestão da rotina dos motoristas.
Controlar atividades externas através de formulários impressos gera ineficiências operacionais como dificuldade na obtenção de dados, falhas na qualidade e segurança do serviço, falta de visibilidade em tempo real e quebra de políticas da frota.
Com as Checklists da Cobli, além de obter dados em tempo real*, você pode digitalizar os processos da empresa e otimizar a gestão operacional, resultando em serviços de maior qualidade e redução de custos operacionais.
*Os dados só chegarão em tempo real se o motorista estiver com sinal de internet no celular.
A solução visa resolver cinco problemas principais:
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Ineficiências operacionais: Os processos controlados no mundo físico são ineficientes e propensos a erros, tanto na execução quanto na conferência.
- Dificuldade na obtenção de dados: Agrupar e analisar dados registrados no papel é um processo demorado, o que dificulta a obtenção de dados e a identificação de oportunidades de melhoria.
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Falhas na qualidade e segurança: Cada serviço prestado exige o uso de equipamentos específicos. Sem um controle adequado, há o risco de utilizarem equipamentos inadequados e comprometer a qualidade dos serviços e até mesmo causar acidentes.
- Falta de visibilidade e rastreabilidade de informações: Gestores precisam buscar papéis entre dezenas de pastas arquivadas para conferir informações preenchidas pelo motorista.
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Quebra de políticas da frota: Violação de regras estabelecidas pela empresa e falta de compliance.
A digitalização da operação é um passo importante para melhorar a eficiência, a produtividade e a qualidade dos serviços realizados pela frota. A ferramenta Checklists da Cobli, é ideal para te ajudar a digitalizar a sua operação.
Como funciona a checklist?
1. Os gestores de frota criam as checklists no painel, de acordo com as necessidades da operação.
2. No Aplicativo Cobli Motorista, os condutores poderão preencher e enviar checklists para o painel, e assim dar maior visibilidade para os gestores.
A solução é flexível e permite que as checklists sejam criadas de acordo com cada necessidade da frota. No painel, as checklists enviadas terão informações de data e hora de envio, o que possibilita a rastreabilidade da informação.
A qualquer momento os gestores poderão consultar todas as checklists enviadas na aba Checklists, contando com filtros de data e tipo de checklist. Além disso, o criador ou editor da checklist também receberá notificações por e-mail toda vez que uma checklist for enviada pelos motoristas.
Importante: As notificações por e-mail serão enviadas automaticamente para o endereço de e-mail do usuário que criou a checklist ou para o enderço de e-mail do usuário que editou a checklist pela última vez.
Como criar uma checklist?
Veja passo a passo:
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Para começar, você vai acessar a aba Checklists no painel
- Em seguida, clique em + Criar checklist
- Digite o nome da checklist e clique em Criar (exemplo: Vistoria de veículo)
- Clique em + Adicionar item
- Escolha o tipo do item que deseja adicionar
Campo de texto: Para itens que o motorista deverá escrever a resposta
Marcar como feito: Para itens que o motorista deverá marcar como concluídos
Múltipla escolha: Para itens que o motorista deverá marcar múltiplas opções
Seleção única: Para itens que o motorista deverá marcar uma única opção - Agora, insira o título ou a pergunta do item
- Você pode tornar os itens obrigatórios clicando em
- Os motoristas não poderão enviar a checklist sem preencher os itens obrigatórios.
- Para alterar o tipo do item, clique em e escolha o tipo desejado
- Você pode tornar os itens obrigatórios clicando em
- Ao finalizar, clique em Publicar
Após publicar a checklist, os motoristas poderão acessar e preencher as checklists através do aplicativo Cobli Motorista.
Como ver as checklists criadas?
Após a criação, a checklist criada estará disponível na página Checklists, na aba Checklists criadas
Clique em Editar para abrir detalhes e alterar a checklist
Como ver Checklists preenchidas pelos motoristas?
Após o motorista realizar o envio, a checklist preenchida estará disponível para consulta no painel. Além disso, uma cópia da checklist preenchida será enviada para o e-mail do usuário que criou o documento no painel.
Onde o motorista encontra a checklist?
Na tela inicial do aplicativo Cobli Motorista. Para implementar as checklists na operação, os condutores precisarão fazer o download do aplicativo e realizar o login com o código disponível no painel da Cobli, na página Motoristas.
Como o motorista faz para preencher a checklist?
Veja passo a passo:
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Na tela inicial, clicar em Checklists
- Escolher a checklist que deseja preencher
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Preencher a checklist com os dados solicitados e Enviar
Importante: Caso um campo obrigatório não seja preenchido, ele será marcado em vermelho e o envio não será realizado.
Importante: Se o celular do motorista estiver sem conexão com a internet no momento do envio, as informações preenchidas ficarão salvas e serão enviadas para o painel quando o aparelho estiver com sinal.
Dica: A mesma checklist pode ser preenchida múltiplas vezes, por exemplo, uma checklist de saúde do veículo pode ser preenchida no início e no fim da jornada de trabalho do motorista.
Exemplos de checklists que você pode criar:
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Checklist de problema na operação: normalmente utilizada para reportar situações atípicas, como um acidente ou defeito no veículo.
- Checklist de saúde do veículo (avarias): normalmente utilizada para auditoria das condições do veículo no início e no fim do dia de trabalho do motorista.
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Checklist de equipamentos: normalmente utilizada no início de cada dia de trabalho, para garantir que o motorista possui todos os equipamentos necessários para a realizar as atividades do dia.
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Checklist de cargas: normalmente utilizada no início do dia, para garantir que o motorista está transportando as cargas corretas para executar o trabalho.