Como cadastrar despesas operacionais em massa?

Aprenda a registrar despesas operacionais da sua frota de uma só vez, sem precisa registrar uma por uma.

Qual é o passo a passo para registrar despesas em massa?

Para registrar despesas em massa acesse a página de Eficiência -> Despesas

Clique em "Importar planilha"

Selecionando uma planilha

Ao clicar no botão, uma janela vai aparecer. Nela você pode:

• Importar sua planilha
• Baixar a planilha modelo

A importação em massa permite que o usuário utilize uma planilha modelo que disponibilizamos para preencher suas despesas de forma facilitada ou siga a importação usando uma planilha própria.

Para saber quais informações são necessárias na planilha, cheque a seção seguinte.

Campos e informações da planilha

Para que você consiga cadastrar suas despesas, sua planilha precisará obrigatoriamente ter as seguintes colunas e informações:

Campos obrigatórios:

• Data: dia em que a despesa ocorreu 
  • Formato válido: dd/mm/yyyy ou dd/mm/yy
  • Deve ser um dia válido. Por exemplo 31/02/2025 não será aceito.
• Placa: veículo da despesa 
  • Precisa ser um veículo cadastrado na plataforma Cobli
  • Precisa ser um veículo associado a um dispositivo
  • Caso o usuário registrando a despesa tenha restrição de grupos, precisa ser um veículo que o usuário tenha acesso
• Categoria: categoria para aquela despesa. 
  • Precisa ser uma das seguintes categorias disponíveis: Aluguel, Aquisição, Seguro, DPVAT, IPVA, taxas e impostos, Depreciação, Documentação, Ferramentas de gestão, Despesas administrativas, Sinistro, Multas e infrações, Pedágio, Desmobilização, Estacionamento, Pneus, Ferramentas e acessórios, Lavagem, Arla, Serviços, Outros
  • Dados de combustível e manutenção, devem ser tratadas por fluxos próprios.
• Tipo de despesa: o tipo daquela despesa.
  • Precisa ser um dos seguintes tipos disponíveis: Fixo, Variável, Direto
• Custo total: o valor registrado para aquela despesa
  • Essa campo deve conter apenas números
  • O separador decimal deve ser vírgula
  • Não pode conter símbolos ou letras

Campos opcionais:

• Fornecedor: o responsável por executar ou fornecer o serviço
  • Máximo de 200 caractéres
• Observações: pode ser qualquer outros campos da planilha
  • Máximo de 200 caractéres
  • Você pode selecionar múltiplas colunas que serão separadas por vírgula dentro do campo de observações

Estrutura da planilha

Ao importar a sua planilha, você vai precisar mapear ela para que o sistema entenda quais informações importar.

Na primeira etapa, é preciso selecionar a aba do arquivo em que as informações estão e qual corresponde aos títulos que está sendo utilizado na planilha.

O sistema considerará como dados de despesa tudo que está abaixo da linha de título.

Ao preencher corretamente os campos, clique em continuar

Na próxima etapa, precisamos selecionar qual coluna corresponde a cada um dos campos disponíveis para o cadastro de uma despesa operacional.

Para entender mais sobre cada campo, acesse a seção "Campos e informações da planilha".

Referencia das colunas

Nessa etapa é necessário selecionar  as colunas que serão usadas para preencher as informações de despesas.

Para cada um dos campos (obrigatórios e opcionais) você poderá selecionar  uma coluna da sua planilha importada para corresponder aquele campo.

Para entender mais sobre cada campo, acesse a seção "Campos e informações da planilha".

Após preencher cada um dos campos, clique em "Continuar"

Resumo da importação

Na próxima etapa o sistema irá te retornar quais campos passaram pela validação e quais despesas estão corretas para serem registradas. Para concluir, basta clicar em "Importar".

Caso a planilha tenha algum erro, o sistema mostrará para o cliente o total de despesas que não serão importadas e o motivo pelo qual não passaram pela validação.

Nesta etapa o cliente pode optar por:

• Baixar um relatório com o detalhamento de qual problema foi encontrado em cada linha para fazer a correção clicando no botão "Baixar planilha de erros".
• Clicar em "Importar" caso você decida seguir com esses problemas do arquivo, mas apenas as despesas válidas serão importadas e as incorretas serão dispensadas.
• Caso você queira corrigir os erros e começar novamente, basta clicar em "Cancelar" e fechar a janela.

Quantas despesas operacionais eu posso cadastrar de uma vez?

Você pode registrar uma planilha com até 500 linhas de uma vez. Para registrar mais de 500 despesas, será necessário fazer o processo mais de uma vez.

Quais tipos de arquivo possa usar na importação?

O sistema só aceita arquivos no formato XLS e XLSX.