O que são Checklists e como funcionam?

Checklists é uma ferramenta para construção de formulários personalizados, que possibilita a digitalização de processos da operação da frota.

Nesse artigo:

O que é uma checklist?

Para que serve a checklist?

Como funciona a checklist?

Como criar uma checklist?

Como ver as checklists criadas?

Como ver as checklists preenchidas pelos motoristas?

Onde o motorista encontra a checklist?

Como o motorista faz para preencher a checklist?

Exemplos de checklists que você pode criar

 

O que é uma checklist?

Uma checklist é uma lista de itens a serem preenchidos, concluídos, verificados ou seguidos em um determinado processo ou atividade da empresa. É uma ferramenta simples e eficaz para auxiliar na organização, planejamento e controle de diferentes atividades da frota.

Com a checklist, gestores podem criar listas a serem preenchidas pelos motoristas no aplicativo Cobli Motorista. A ferramenta é adaptável e pode ser aplicada a qualquer processo adotado pela empresa.

Para que serve a checklist?

O objetivo da ferramenta é possibilitar que as empresas digitalizem os processos de coleta de dados para análise e gestão da rotina dos motoristas.

Controlar atividades externas através de formulários impressos gera ineficiências operacionais como  dificuldade na obtenção de dados,  falhas na qualidade e segurança do serviço, falta de visibilidade em tempo real e quebra de políticas da frota.

Com as Checklists da Cobli, além de obter dados em tempo real*, você pode digitalizar os processos da empresa e otimizar a gestão operacional, resultando em serviços de maior qualidade e redução de custos operacionais.
*Os dados só chegarão em tempo real se o motorista estiver com sinal de internet no celular.

A solução visa resolver cinco problemas principais:

1. Ineficiências operacionais: Os processos controlados no mundo físico são ineficientes e propensos a erros, tanto na execução quanto na conferência.

2. Dificuldade na obtenção de dados: Agrupar e analisar dados registrados no papel é um processo demorado, o que dificulta a obtenção de dados e a identificação de oportunidades de melhoria.

3. Falhas na qualidade e segurança: Cada serviço prestado exige o uso de equipamentos específicos. Sem um controle adequado, há o risco de utilizarem equipamentos inadequados e comprometer a qualidade dos serviços e até mesmo causar acidentes.

4. Falta de visibilidade e rastreabilidade de informações: Gestores precisam buscar papéis entre dezenas de pastas arquivadas para conferir informações preenchidas pelo motorista.

5. Quebra de políticas da frota: Violação de regras estabelecidas pela empresa e falta de compliance.

A digitalização da operação é um passo importante para melhorar a eficiência, a produtividade e a qualidade dos serviços realizados pela frota. A ferramenta Checklists da Cobli, é ideal para te ajudar a digitalizar a sua operação.

Como funciona a checklist?

1. Os gestores de frota criam as checklists no painel, de acordo com as necessidades da operação.

2. No Aplicativo Cobli Motorista, os condutores poderão preencher e enviar checklists para o painel, e assim dar maior visibilidade para os gestores.

A solução é flexível e permite que as checklists sejam criadas de acordo com cada necessidade da frota. No painel, as checklists enviadas terão informações de data e hora de envio, o que possibilita a rastreabilidade da informação.

A qualquer momento os gestores poderão consultar todas as checklists enviadas na aba Checklists, contando com filtros de data e tipo de checklist. Além disso, o criador ou editor da checklist também receberá notificações por e-mail toda vez que uma checklist for enviada pelos motoristas.

Como criar uma checklist?

Veja passo a passo:

1. Para começar, você vai acessar a aba Checklists no painel

2. Em seguida, clique em + Criar checklist
   
   
   
3. Digite o nome da checklist e clique em Criar (exemplo: Vistoria de veículo)
   
   
   
4. Clique em + Adicionar item
   
   
5. Escolha o tipo do item que deseja adicionar
   
   Campo de texto: Para itens que o motorista deverá escrever a resposta
   Marcar como feito: Para itens que o motorista deverá marcar como concluídos
   Múltipla escolha: Para itens que o motorista deverá marcar múltiplas opções
   Seleção única: Para itens que o motorista deverá marcar uma única opção
   
   
6. Agora, insira o título ou a pergunta do item
   1. Você pode tornar os itens obrigatórios clicando em
      
      1. Os motoristas não poderão enviar a checklist sem preencher os itens obrigatórios.
   2. Para alterar o tipo do item, clique em e escolha o tipo desejado
      
      
7. Ao finalizar, clique em Publicar
   Após publicar a checklist, os motoristas poderão acessar e preencher as checklists através do aplicativo Cobli Motorista.

Como ver as checklists criadas?

Após a criação, a checklist criada estará disponível na página Checklists, na aba Checklists criadas

Clique em Editar para abrir detalhes e alterar a checklist

Como ver Checklists preenchidas pelos motoristas?

Após o motorista realizar o envio, a checklist preenchida estará disponível para consulta no painel. Além disso, uma cópia da checklist preenchida será enviada para o e-mail do usuário que criou o documento no painel.

Onde o motorista encontra a checklist?

Na tela inicial do aplicativo Cobli Motorista.  Para implementar as checklists na operação, os condutores precisarão fazer o download do aplicativo e realizar o login com o código disponível no painel da Cobli, na página Motoristas.

Como o motorista faz para preencher a checklist?

Veja passo a passo:

1. Na tela inicial, clicar em Checklists

2. Escolher a checklist que deseja preencher

3. Preencher a checklist com os dados solicitados e Enviar