Listas (Checklists)

O que são as Listas e como funcionam?

Essa funcionalidade permite que gestores de frota criem qualquer tipo de checklist a ser preenchida pelos agentes de campo. Elas se aplicam a qualquer processo adotado pela empresa e permite que esses processos sejam digitalizados, facilitando a gestão da operação e minimizando o volume de papel utilizado, bem como erros e falhas que aconteçam ao longo do caminho. Alguns exemplos de checklists que você pode criar são:

Vistoria de veículos (ou de avarias) - normalmente utilizada no início e no final de cada dia de trabalho, para manter controle das condições de cada veículo da frota (e.g. estado dos pneus, volume de gasolina no tanque, riscos e batidas na carroceria, etc.)
Checklist de equipamentos (ou de carga) - normalmente utilizada no início de cada dia de trabalho, para garantir que o agente de campo está portando todos os equipamentos (ou carga) necessários para a realização dos serviços (ou entregas) do dia.
Checklist de serviços - normalmente utilizadas ao longo do dia de trabalho, para apoiar os agentes de campo na execução dos serviços. Tipicamente contém instruções, ou um passo a passo, para cada serviço a ser executado - vale destacar que, se a sua empresa realiza diversos tipos de serviços, você pode criar uma checklist para cada tipo de serviço.

Por que usar?

A maior parte dos processos executados por empresas que possuem operações logísticas ainda são controlados no mundo físico e através de formulários em papel. Além disso, gestores de frota têm baixa visibilidade sobre o que os agentes de campo das equipes estão fazendo quando estão fora da base.

Para isso, a Cobli desenvolveu a solução de Checklists com o objetivo de ajudar gestores de frota a digitalizar os seus processos, bem como para oferecer uma ferramenta de apoio à execução dos serviços e entregas das diversas empresas. Sendo assim, é possível criar qualquer tipo de Checklist a ser utilizada no App Cobli Motorista, de acordo com as necessidades de cada operação. Com essa solução, estamos mirando na resolução de três principais problemas:

Ineficiências operacionais/aumento de custos - processos controlados no meio físico são muito ineficientes e estão muito sujeitos a erros operacionais, tanto na execução, quanto na conferência
Impacto na satisfação dos clientes atendidos/quebra da qualidade esperada para o serviço - instruções claras para os agentes de campo contribuem para a qualidade do serviço prestado
Violação de regras estabelecidas pela empresa/compliance.

As Checklists aumentam ainda mais a visibilidade dos gestores sobre a operação e aumenta a eficiência da operação e digitaliza processos.

Como funciona?

Por meio do App Cobli Motorista (versão 1.2.0 ou superior), os condutores poderão preencher as checklists criadas pelos gestores no painel e dar maior visibilidade sobre o que aconteceu conforme o esperado ou não. A solução é 100% flexível e permite que as checklists sejam criadas de acordo com cada necessidade da frota e terão informações de data e hora para melhor acompanhamento dos gestores.

Gestores poderão consultar checklists preenchidas no painel e também receberão por email*, contando com diversos filtros (como data, hora e tipo de checklist) para facilitar o processo.

*o envio por email estará disponível apenas na segunda versão - comunicaremos a todos os clientes através do painel quando estiver disponível

Passo a passo

Para começar, os gestores deverão acessar a aba “Listas” no painel e criar uma checklist de acordo com algum objetivo (por exemplo, vistoria de veículos)

2. Após publicar a checklist, os agentes de campo poderão acessar a checklist através do App Cobli Motorista e preenchê-las. Para isso é preciso seguir os seguintes passos dentro do app:

Selecionar a lista que deseja preencher. Uma mesma checklist pode ser preenchida múltiplas vezes, por exemplo, uma checklist de serviços poderá ser preenchida a cada nova visita a um cliente.
Preencher a lista com os dados solicitados e clicar em Enviar. Caso um campo obrigatório não seja preenchido, ele será marcado em vermelho e o envio não será realizado.
Caso o envio seja realizado com sucesso, uma mensagem de sucesso é exibida

3. Após o envio, a checklist preenchida poderá ser acessada pelo painel e o gestor também receberá uma cópia da checklist preenchida por email (em breve)